Pflegekräfte bewerben sich nicht am Schreibtisch. Sie bewerben sich in der Pause, nach dem Nachtdienst, vom Handy aus. WhatsApp ist dabei das Werkzeug, das sie ohnehin dreißigmal am Tag öffnen. Trotzdem zögern viele Träger: Darf man das? Und was passiert mit den Daten?
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
1. Warum WhatsApp in der Pflege funktioniert
Der Unterschied zwischen einem Bewerbungsformular und einer WhatsApp-Nachricht ist nicht technisch, sondern psychologisch. Ein Formular mit zehn Feldern und Datei-Upload fühlt sich nach Bewerbung an. Eine Nachricht „Hallo, ich bin examinierte Pflegefachkraft und suche ab Januar etwas in Teilzeit" fühlt sich nach einem Gespräch an. Genau das senkt die Hürde.
Drei Effekte sehen Einrichtungen, die den Kanal sauber betreiben:
Mehr Erstkontakte. Vor allem von Bewerbern, die sich über Formulare nie gemeldet hätten – Quereinsteiger, Hilfskräfte, internationale Fachkräfte, die mit einem deutschen Anschreiben hadern.
Schnellere Reaktion. Eine Antwort innerhalb von Minuten statt Tagen ist in einem Markt, in dem Bewerber mehrere Angebote haben, oft der entscheidende Unterschied.
Weniger Abbrüche. Wer den ersten Kontakt per Nachricht hergestellt hat, reicht Unterlagen nach. Wer vor dem Upload sitzt, bricht ab.
Was der Kanal nicht ersetzt: das Gespräch, die Unterlagen, die Prüfung. WhatsApp öffnet die Tür. Was dahinter kommt, bleibt gleich.
2. Die drei Varianten – und warum nur eine in Frage kommt
Es gibt drei Wege, WhatsApp geschäftlich zu nutzen. Zwei davon sind für Bewerbungen ungeeignet.
Die normale WhatsApp-App auf dem Diensthandy
Die App synchronisiert das gesamte Adressbuch des Telefons mit Meta – also auch Kollegen, Lieferanten, Angehörige von Bewohnern. Für jeden dieser Kontakte bräuchte die Einrichtung eine Rechtsgrundlage und müsste die Betroffenen informieren. Das ist in der Praxis nicht leistbar. Dazu kommt: Die Gespräche liegen auf dem Gerät eines Mitarbeiters, es gibt keine Rollen, keine zentrale Löschung, keine Protokollierung. Verlässt der Mitarbeiter die Einrichtung, gehen die Bewerbungen mit. Nicht geeignet.
Die WhatsApp-Business-App
Gedacht für kleine Betriebe. Sie bietet ein Unternehmensprofil und Schnellantworten, hat aber dasselbe Adressbuchproblem und dieselben Grenzen bei Rollen und Löschung. Nur mit einem separaten, bereinigten Telefon ohne private Kontakte und einer strengen Prozessdisziplin überhaupt vertretbar – und selbst dann ohne Anbindung an das Bewerbermanagement. Nur mit Einschränkungen, für Einrichtungen mit mehr als einer Handvoll Bewerbungen nicht praktikabel.
Die WhatsApp Business Platform (API)
Hier läuft WhatsApp nicht auf einem Telefon, sondern über einen Anbieter, der die Schnittstelle betreibt und die Gespräche direkt in ein Bewerbermanagementsystem leitet. Kein Adressbuch, keine Synchronisation. Meta stellt für diesen Weg eigene Datenverarbeitungsbedingungen bereit und handelt für die Nachrichtenübermittlung als Auftragsverarbeiter. Rollen, Zugriff, Löschung und Protokollierung liegen beim System der Einrichtung. Das ist der Weg, der in der Pflege funktioniert.
3. Was die DSGVO verlangt
Rechtsgrundlage
Der Austausch mit einem Bewerber über seine Bewerbung ist eine Verarbeitung zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und sie wäre im Bewerbungsverhältnis ohnehin selten wirklich freiwillig. Was der Bewerber aber erhalten muss, ist die Information nach Art. 13 DSGVO: dass WhatsApp genutzt wird, wer die Daten verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden.
Praktisch heißt das: ein kurzer Hinweis beim ersten Kontakt („Wir bearbeiten Ihre Bewerbung über WhatsApp Business. Infos zum Datenschutz: [Link]") und ein Abschnitt in der Datenschutzerklärung.
Auftragsverarbeitung
Mit dem Anbieter, der die Schnittstelle betreibt, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser muss die Datenverarbeitungsbedingungen von Meta als Unterauftragsverarbeiter abdecken. Fragen Sie den Anbieter konkret, welche Meta-Gesellschaft Vertragspartner ist und auf welcher Grundlage Daten in die USA übermittelt werden – Meta Platforms ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, aber der Vertrag muss das abbilden.
Was Meta sieht und was nicht
Die Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Meta verarbeitet aber Metadaten: wer wann mit wem kommuniziert hat. Das ist bei jeder Nutzung von WhatsApp so und muss in der Information an den Bewerber enthalten sein.
Löschung
Bewerberdaten unterliegen Löschfristen, üblicherweise sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, orientiert an § 15 Abs. 4 AGG. Das gilt für WhatsApp-Verläufe genauso wie für E-Mails. Deshalb müssen die Gespräche im Bewerbermanagementsystem liegen, wo die Frist läuft – nicht auf einem Gerät, auf dem niemand löscht.
Kirchliche Träger
Für Caritas und Diakonie gilt das KDG bzw. das DSG-EKD statt der DSGVO, inhaltlich mit denselben Anforderungen. Die kirchlichen Aufsichten sehen WhatsApp traditionell kritisch; die Business Platform mit Auftragsverarbeitung ist auch dort der vertretbare Weg, eine Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten vorab ist ratsam.
4. Die Regeln von WhatsApp selbst
Neben dem Datenschutz gibt es die Nutzungsregeln der Plattform, und die sind für die Praxis genauso wichtig:
Das 24-Stunden-Fenster (WhatsApp Business Messaging Policy). Schreibt ein Bewerber, darf die Einrichtung 24 Stunden lang frei antworten. Danach sind nur noch vorab freigegebene Nachrichtenvorlagen erlaubt. Das ist ein guter Grund, schnell zu antworten – und das Gespräch früh in die nächste Stufe (Telefonat, Termin) zu überführen.
Opt-in für eigene Ansprache. Wer einen Bewerber von sich aus anschreiben will, etwa weil er sich über ein Formular beworben und seine Nummer angegeben hat, braucht dessen Zustimmung zur WhatsApp-Kommunikation. Ein Häkchen im Bewerbungsformular („Ich möchte per WhatsApp kontaktiert werden") reicht.
Nachrichtenvorlagen. Terminerinnerungen, Eingangsbestätigungen und Nachfragen nach Unterlagen außerhalb des 24-Stunden-Fensters laufen über Vorlagen, die Meta vorab freigibt. Das dauert in der Regel Stunden, nicht Tage.
5. So sieht ein guter WhatsApp-Bewerbungsprozess aus
- Einstieg über die Stellenanzeige. Ein WhatsApp-Link oder QR-Code mit vorausgefüllter Nachricht („Hallo, ich interessiere mich für die Stelle als Pflegefachkraft in Bielefeld"). Der Bewerber muss nichts tippen.
- Automatische Eingangsbestätigung mit Datenschutzhinweis und der Frage nach den drei Dingen, die für den ersten Kontakt reichen: Qualifikation, gewünschter Umfang, frühester Start.
- Antwort durch einen Menschen innerhalb einer Stunde während der Bürozeiten. Außerhalb: automatische Nachricht mit Zeitangabe.
- Terminvorschlag per Link. Das Telefonat oder Kennenlernen wird im Chat vereinbart, nicht per E-Mail-Pingpong.
- Unterlagen nachreichen – per WhatsApp oder per Upload-Link, beides landet in derselben Akte.
- Alles im Bewerbermanagementsystem. Der Chat ist Teil der Bewerbungsakte, mit Löschfrist, Zugriffsrechten und Protokoll.
Was Sie nicht über WhatsApp tun sollten: Absagen verschicken. Nicht, weil es verboten wäre, sondern weil eine Absage in einem Chat, der mit „Hallo, ich interessiere mich" begann, unangemessen wirkt. Dafür ist eine E-Mail der richtige Weg.
6. Betriebsrat
Ein WhatsApp-Kanal, der im Bewerbermanagementsystem protokolliert wird, erfasst auch, welcher Mitarbeiter wann geantwortet hat. Das ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wer das System ohnehin mit dem Betriebsrat vereinbart, nimmt den Kanal mit in die Betriebsvereinbarung auf. Mehr dazu im Ratgeber Betriebsrat und KI im Recruiting.
7. Checkliste
- WhatsApp Business Platform über einen Anbieter, nicht die App auf einem Telefon.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, der Meta als Unterauftragsverarbeiter abdeckt.
- Datenschutzhinweis beim ersten Kontakt und Abschnitt in der Datenschutzerklärung.
- Opt-in-Feld im Bewerbungsformular für proaktive Ansprache.
- Gespräche laufen ins Bewerbermanagementsystem, nicht auf Geräte.
- Löschfristen gelten für Chats wie für alle anderen Bewerberdaten.
- Antwort innerhalb einer Stunde zu Bürozeiten, automatische Nachricht außerhalb.
- Absagen per E-Mail, nicht im Chat.
- Kanal in die Betriebsvereinbarung aufnehmen.
8. Wie Curawork WhatsApp einsetzt
Im Curawork BMS ist WhatsApp über die Business Platform angebunden. Bewerber starten aus der Stellenanzeige mit einem Klick, jede Nachricht landet in der Bewerbungsakte, Löschfristen und Zugriffsrechte gelten automatisch mit. Die Antwort kommt vom Team der Einrichtung, nicht von einem Bot – aber mit Vorlagen, Terminlinks und der Erinnerung, wenn eine Nachricht länger als eine Stunde offen ist.
Das Curawork BMS für Pflegeeinrichtungen