KI im Pflege-Recruiting: Was ist bei der Bewerbervorauswahl erlaubt?

Auf eine Stelle als Pflegefachkraft kommen in manchen Häusern Dutzende Bewerbungen – und auf der anderen Seite steht eine Pflegedienstleitung, die das Screening zwischen Dienstplan und Visite erledigen muss. KI-Tools versprechen, diese Arbeit abzunehmen. Die Frage, die dabei fast jeder Träger stellt: Ist das überhaupt erlaubt?

Kurz gesagt: Ja, KI darf Bewerbungen vorsortieren – aber nicht entscheiden. Erlaubt ist eine nachvollziehbare Vorauswahl, über die am Ende ein Mensch inhaltlich entscheidet. Dazu kommen Pflichten aus DSGVO, AGG, Betriebsverfassung und ab Dezember 2027 aus dem EU AI Act. Wer sie kennt, kann KI rechtssicher einsetzen.

1. Die wichtigste Grenze: Die KI darf nicht absagen

Art. 22 DSGVO gibt jedem Menschen das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und ihn erheblich beeinträchtigt. Eine Absage auf eine Bewerbung ist genau so eine Entscheidung.

Die Ausnahmen des Art. 22 Abs. 2 DSGVO helfen im Bewerbungsverfahren praktisch nicht weiter. Die Konsequenz für die Praxis ist eindeutig: Eine Software darf niemanden automatisch aussortieren, ablehnen oder unsichtbar machen.

Der Haken: „Ein Mensch klickt auf OK" reicht nicht

Viele Anbieter lösen das Problem formal: Die KI schlägt eine Absage vor, ein Mensch bestätigt. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 im SCHUFA-Urteil (Rs. C-634/21) klargestellt, dass Art. 22 DSGVO auch dann greifen kann, wenn ein Mensch formal entscheidet, sich dabei aber maßgeblich auf eine automatisierte Bewertung stützt.

Für das Recruiting heißt das: Die menschliche Prüfung muss echt sein. Die Person muss

• die Bewerbungsunterlagen selbst sehen,
• nachvollziehen können, warum die KI etwas so einschätzt,
• ohne Hürde abweichen können
• und ihre Entscheidung dokumentieren.

Eine Rangliste mit Punktzahlen, die von oben nach unten abgearbeitet wird, erfüllt das schwer. Eine Vorsortierung, die jede Einschätzung offenlegt und Unklares ausdrücklich zur Prüfung markiert, erfüllt es deutlich besser.

2. Rechtsgrundlage, Transparenz und Auskunft

Rechtsgrundlage

Für die Verarbeitung von Bewerberdaten wurde lange § 26 BDSG herangezogen. Seit dem EuGH-Urteil vom 30. März 2023 (Rs. C-34/21) gilt diese Vorschrift als kaum noch tragfähig. In der Praxis stützen sich Arbeitgeber heute auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Verarbeitung ist für die Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich. Eine Einwilligung ist dafür in der Regel weder nötig noch sinnvoll, weil sie im Bewerbungsverhältnis selten wirklich freiwillig ist.

Informationspflicht

Bewerber müssen nach Art. 13 DSGVO vor der Verarbeitung erfahren, dass ihre Unterlagen mit KI-Unterstützung vorsortiert werden, wer daran beteiligt ist und wie lange die Daten gespeichert werden. Ein Satz in der Datenschutzerklärung zum Bewerbungsformular genügt dafür, wenn er konkret ist.

Auskunftsrecht – und was der EuGH dazu verlangt

Fragt ein Bewerber nach, muss der Arbeitgeber nach Art. 15 Abs. 1 lit. h DSGVO aussagekräftige Informationen über die eingesetzte Logik geben. Der EuGH hat im Februar 2025 (Rs. C-203/22) präzisiert, was das bedeutet: nicht den Algorithmus oder Prompt herausgeben, sondern verständlich erklären,

• welche Angaben des Bewerbers verwendet wurden,
• wie sie das Ergebnis beeinflusst haben,
• und welche abweichende Angabe zu einem anderen Ergebnis geführt hätte.

Das ist nur möglich, wenn das System seine Einschätzungen kriterienweise und belegbar ausgibt. Eine reine Punktzahl („Match 73 %") lässt sich so kaum erklären.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Die Bewertung von Bewerbern mithilfe von KI ist eine Verarbeitung mit hohem Risiko. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden führen den Einsatz von KI zur Bewertung persönlicher Aspekte auf ihrer Liste der Verarbeitungen, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen ist. Planen Sie diese ein, bevor das Tool live geht.

3. AGG: Das Risiko steckt in den Kriterien, nicht in der KI

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität – auch mittelbare. Mittelbar heißt: Ein neutral klingendes Kriterium trifft eine geschützte Gruppe überproportional, ohne dass es sachlich gerechtfertigt ist (§ 3 Abs. 2 AGG).

Genau hier liegt bei KI-Vorsortierung das größte praktische Risiko. Die KI wendet sauber an, was ihr vorgegeben wird – auch problematische Kriterien. Drei Beispiele aus der Praxis:

Gerade in der Pflege, wo internationale Fachkräfte einen großen Teil des Bewerberpools ausmachen, ist das kein theoretisches Problem.

Warum Dokumentation entscheidet

Trägt ein abgelehnter Bewerber Indizien für eine Benachteiligung vor, kehrt sich nach § 22 AGG die Beweislast um: Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass nicht diskriminiert wurde. Eine Entschädigung kann bis zu drei Monatsgehälter betragen, auch wenn die Person bei fairer Auswahl nicht eingestellt worden wäre (§ 15 Abs. 2 AGG).

Ansprüche müssen derzeit innerhalb von zwei Monaten nach der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG). Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung sieht eine Verlängerung auf vier Monate vor. Bewerbungsunterlagen werden deshalb üblicherweise etwa sechs Monate aufbewahrt – künftig eher länger.

Wer protokolliert, welche Kriterien zu welchem Zeitpunkt galten, wer sie festgelegt hat und welcher Mensch entschieden hat, kann diesen Beweis führen. Wer das nicht kann, steht schlecht da – mit oder ohne KI.

4. EU AI Act: Hochrisiko, aber erlaubt

Die europäische KI-Verordnung stuft KI-Systeme, die Bewerbungen analysieren, filtern oder Kandidaten bewerten, ausdrücklich als Hochrisiko-KI ein (Anhang III Nr. 4 lit. a). Eine Ausnahme für „nur vorbereitende" Systeme gibt es hier nicht, denn wer Lebensläufe bewertet, betreibt Profiling – und Profiling-Systeme gelten nach Art. 6 Abs. 3 immer als Hochrisiko.

Was schon heute gilt

• Verbote (seit Februar 2025): unter anderem Emotionserkennung am Arbeitsplatz – also etwa die Auswertung von Mimik oder Stimme in Video-Bewerbungsgesprächen.
• KI-Kompetenz (Art. 4): Wer KI einsetzt, muss die Kompetenz der damit arbeitenden Beschäftigten fördern.

Was ab dem 2. Dezember 2027 gilt

Ursprünglich sollten die Hochrisiko-Pflichten ab August 2026 greifen. Mit dem Digital Omnibus, im Amtsblatt der EU veröffentlicht am 24. Juli 2026, wurde der Termin für Systeme nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 verschoben.

Ab dann müssen Anbieter solcher Software unter anderem ein Risikomanagement, technische Dokumentation, automatische Protokollierung und Vorkehrungen für menschliche Aufsicht nachweisen. Arbeitgeber als Betreiber müssen

• die menschliche Aufsicht kompetenten Personen übertragen,
• die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren,
• Bewerber über den Einsatz informieren
• und die Arbeitnehmervertretung vorab unterrichten.

Die Verschiebung ist kein Grund abzuwarten. Fast alles, was der AI Act verlangt, folgt heute schon aus DSGVO und AGG – der AI Act macht es nur ausdrücklich.

5. Betriebsrat und Mitarbeitervertretung

Ein Recruiting-Tool mit KI ist in aller Regel mitbestimmungspflichtig:

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – technische Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das betrifft auch die Nutzungsdaten der Recruiter.
• § 95 Abs. 2a BetrVG – Auswahlrichtlinien sind mitbestimmungspflichtig, ausdrücklich auch dann, wenn bei ihrer Aufstellung KI eingesetzt wird. Die Kriterien, nach denen vorsortiert wird, sind genau so eine Richtlinie.
• § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG – Unterrichtung über geplante Arbeitsverfahren mit KI.
• § 80 Abs. 3 BetrVG – der Betriebsrat kann zur Bewertung von KI einen Sachverständigen hinzuziehen.

Für kirchliche Träger – Caritas, Diakonie und ihre Einrichtungen – gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht, die Mitarbeitervertretung hat nach MAVO bzw. MVG-EKD aber vergleichbare Beteiligungsrechte. Dort gelten zudem die kirchlichen Datenschutzgesetze (KDG bzw. DSG-EKD) statt der DSGVO, inhaltlich mit sehr ähnlichen Anforderungen.

Der pragmatische Weg ist eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung, die regelt, welche Kriterien zulässig sind, dass die KI keine Absagen trifft, wer die Ergebnisse sieht und wie lange Daten gespeichert werden. Wer die Vertretung früh einbindet, spart später Monate.

6. Wohin gehen die Daten? Die Frage nach dem KI-Anbieter

Hinter fast jedem KI-Recruiting-Tool steht ein Sprachmodell eines Drittanbieters. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter deshalb konkret:

• Welches Modell, welcher Anbieter, welcher Serverstandort? Werden Daten in ein Drittland übermittelt, braucht es eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO – etwa den Angemessenheitsbeschluss für zertifizierte US-Unternehmen oder Standardvertragsklauseln.
• Werden Bewerberdaten zum Training verwendet? Das sollte vertraglich ausgeschlossen sein.
• Sind alle Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) aufgeführt?

„Hosting in Deutschland" bezieht sich oft nur auf die Speicherung. Entscheidend ist, wo die Bewerbungen verarbeitet werden, wenn die KI sie liest.

7. Checkliste: KI-Bewerbervorauswahl rechtssicher einsetzen

• Die KI sortiert vor, sie sagt nicht ab. Jede Absage trifft ein Mensch und dokumentiert sie.
• Jede KI-Einschätzung ist pro Kriterium nachvollziehbar und mit einer Stelle aus den Unterlagen belegt.
• Unklare Fälle werden zur Prüfung markiert statt aussortiert.
• Kriterien knüpfen an die Anforderungen der Stelle an – nicht an Herkunft, Alter oder Geschlecht, auch nicht über Umwege.
• Riskante Kriterien werden vor dem Speichern erkannt, und eine bewusste Entscheidung dafür wird protokolliert.
• Es ist nachvollziehbar, welche Kriterien zu welchem Zeitpunkt galten und wer sie festgelegt hat.
• Bewerber werden vorab über die KI-Vorsortierung informiert.
• Eine Datenschutz-Folgenabschätzung liegt vor.
• Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung sind beteiligt, idealerweise über eine Vereinbarung.
• Anbieter, Modell, Serverstandort und Unterauftragsverarbeiter sind bekannt und vertraglich geregelt.
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen sind festgelegt.
• Die Beschäftigten, die mit dem Tool arbeiten, sind geschult.

8. Wie Curawork die Vorsortierung umsetzt

Das Curawork BMS ist für genau diesen Rahmen gebaut. Die KI vergibt keinen Score und keine Rangliste. Sie prüft jede Bewerbung Kriterium für Kriterium und belegt jede Einschätzung mit einem Zitat aus dem Lebenslauf. Was sich nicht eindeutig beantworten lässt, wird als „Prüfung nötig" markiert. Die KI trifft keine Absagen – Einladung, Zu- und Absage entscheidet immer Ihr Team.